Ob als Einzelselbständiger oder als Geschäftsführer einer UG oder GmbH: Mitarbeiter/innen anzustellen hat viele Vorteile.

Neben der Möglichkeit mehr Aufträge anzunehmen und trotzdem die eigene Arbeitslast zu reduzieren oder zeitraubende und lästige Aufgaben wie Akquise und Büroarbeiten abzugeben, bringen Angestellte auch ein wichtiges „Bonusfeature“ mit: den Schutz vor Scheinselbständigkeit und Rentenversicherungspflicht.

Wie die Anstellung von Personal vonstattengeht und was dabei zu beachten ist, beleuchten wir in diesem Artikel.

Vor dem Arbeitsverhältnis

Personalkosten

Wer sich mit der Anstellung von Mitarbeiter/innen primär vor der Einstufung der DRV als scheinselbständig oder rentenversicherungspflichtig schützen will, benötigt entweder eine/n sozialversicherungspflichtig Beschäftigte/n mit einem Nettogehalt von mehr als 603 €, oder zwei Minijobber, deren Nettogehälter zusammen über 603 € liegen. Das dürfen auch übrigens auch Familienmitglieder sein.

Minijob

Minijobber dürfen im Monat maximal 603 € verdienen. Dazu kommen für den Arbeitgeber Versicherungs- und Steuerabgaben von etwa 31,17 %, die an die Minijobzentrale, der zentralen Einzugs- und Meldestelle für alle geringfügigen Beschäftigungen in Deutschland, abzuführen sind.

Das ergibt inklusive Abgaben jährliche Kosten von maximal 9.491,46 € oder 790,96 € im Monat pro Minijobber.

Minijobber dürfen die Minijob-Grenze innerhalb eines Jahres nur in bis zu zwei Kalendermonaten überschreiten. Hierbei muss es sich allerdings „um ein unvorhersehbares Überschreiten handeln, zum Beispiel wegen einer Krankheitsvertretung“. Der Verdienst darf in diesen Monaten insgesamt das Doppelte der geplanten monatlichen Verdienstgrenze – also 1.206 € – nicht übersteigen.

Minijobber*innen müssen selbst 3,6 % ihres Entgelts als Rentenversicherungsbeitrag zahlen, außer sie verzichten bewusst und reichen dazu eine schriftliche Erklärung mit Datum und Unterschrift beim Arbeitgeber ein. Der Arbeitgeber dokumentiert auf dem Antrag das Eingangsdatum, unterschreibt ihn und muss ihn in einer Frist von sechs Wochen der Minijob-Zentrale übermitteln.
[mehr zu Minijobs]

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

Gehälter ab 603,01 € sind in der Regel sozialversicherungspflichtig. Die anfallenden Beiträge zur Sozialversicherung werden hier im Gegensatz zum Minijob zu gleichen Teilen von Arbeitgeber und Arbeitnehmern getragen.

Die aktuellen (Stand 03/2026) Sozialversicherungssätze sind:

Die Pflegeversicherung kann je nach Kinderanzahl der beschäftigten Person zwischen 0,8-2,4 % variieren.

Voraussetzungen

Bevor die Zusammenarbeit losgehen kann, müssen folgende wichtige Punkte geklärt werden:

• Betriebsnummer beantragen (diese wird bei der ersten Einstellung von Mitarbeitern benötigt und kann bei der BfA beantragt werden)

• Versicherungspflicht prüfen. (s. u.)

• Arbeitsvertrag abschließen (Vorlagen gibt es z. B. hier)

Krankenversicherung

Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer versicherungspflichtig. Ausnahmen bestehen, wenn eine Jahresentgeltgrenze (JAE-Grenze) von 77.400 € im Jahr überschritten wird. Die Versicherungspflicht muss bei Arbeitsbeginn, Jahreswechsel und beim Überschreiten der JAE-Grenze geprüft werden.

Um die Versicherungspflicht zu prüfen und den Mitarbeiter anzumelden, benötigt der Arbeitgeber innerhalb von zwei Wochen nach Arbeitsaufnahme dessen Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Schon bei den Vertragsgesprächen sollte die letzte Krankenkasse des Arbeitnehmers abgefragt werden.

Sollte er/sie nämlich nicht innerhalb von zwei Wochen eine Mitgliedsbescheinigung vorweisen, kann der Arbeitgeber ihn bei der zuletzt bekannten Krankenkasse anmelden. Falls noch gar keine Anmeldung bei einer Krankenkasse vorhanden ist, wählt der Arbeitgeber selbst eine Krankenkasse für den Mitarbeiter. Dieser muss darüber unterrichtet werden.

Wichtig: Minijobber werden nicht bei der Krankenkasse, sondern bei der Minijob-Zentrale angemeldet.

Anmeldung

Zum Start des Arbeitsverhältnisses müssen innerhalb von sechs Wochen folgende Anmeldungen erfolgen:

• Krankenkasse (bei sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung) oder

• Minijob-Zentrale (bei geringfügiger Beschäftigung)

• Unfallversicherung (bei der Berufsgenossenschaft)

• Finanzamt
  
  

Dafür sind folgende Unterlagen des neuen Mitarbeiters nötig:

• Personalausweis (Kopie oder Vorlage)

• Rentenversicherungsnummer (Schreiben des Rentenversicherungsträgers)

• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  
  

• Optional aber sinnvoll: Personalfragebogen (Vorlagen gibt es z. B. hier)

• Fallabhängig außerdem:
  
  

  • Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers (um bei Einstieg innerhalb des Jahres den Urlaubsanspruch zu ermitteln)

  • Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen

  • Schwerbehindertenausweis

Während des Arbeitsverhältnisses

Lohn

Das Gesetz sieht mit dem § 614 BGB eine Regelung zur Fälligkeit des Arbeitsentgelts vor. Danach ist der Arbeitnehmer vorleistungspflichtig. Er/sie muss also zunächst arbeiten, dann folgt die Vergütung seiner Tätigkeit.

Ist die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen, so ist sie nach dem Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten. Dies bedeutet, wenn sie nach Monaten vereinbart ist, muss der Arbeitgeber nach Ablauf des Monats zahlen. Grundsätzlich ist das Gehalt damit am ersten Tag des folgenden Monats fällig. Auch eine tägliche oder wöchentliche Vergütung kann im Vertrag vereinbart werden.

Arbeitszeit

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Gesetzliche Pausenzeiten

Ab einer Arbeitszeit von über sechs Stunden ist eine Arbeitsunterbrechung von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben. Bei einer Beschäftigung von über neun Stunden steigt die Pausenzeit auf mindestens 45 Minuten an. In beiden Fällen dürfen Arbeitnehmer nicht über sechs Stunden am Stück arbeiten und die Ruhepausen müssen mindestens 15 Minuten betragen. [mehr dazu]

Urlaub

Laut Bundesurlaubsgesetz besteht für Arbeitnehmer bei einer 5-Tage-Woche ein Urlaubsanspruch von mindestens 20 Tagen im Jahr. Ist die Arbeitszeit geringer, ist auch der Anspruch entsprechend anteilig reduziert.

Steuern und Lohnabrechnung

Minijob

Der Sozialversicherungsbeitrag für Minijobs ist spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Der Beitrag ist immer in dem Monat zu zahlen, in dem der Minijob ausgeübt wird. Hier spricht man vom sogenannten Fälligkeitstermin.
Damit die Minijob-Zentrale die Beiträge für geringfügige Beschäftigungen rechtzeitig einziehen kann, müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber den Beitragsnachweis für ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eher einreichen. Der späteste Übermittlungstermin ist immer zwei Tage vor der Fälligkeit der Beiträge. [mehr dazu]

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

Lohnsteuer

Die Anmeldung der Lohnsteuer für einen Mitarbeiter erfolgt heute elektronisch über das Online-Portal ELSTER. In das Steuerformular tragen Sie alle relevanten Fakten, wie Name, Wohnort und Lohnsteuer-Identifikationsnummer (Lohnsteuer-ID) des Angestellten, ein. Für die Abgabe der elektronischen Lohnsteuerkarte haben Sie folgende Fristen, die es einzuhalten gilt:
Monatlich: Sofern die Lohnsteuer des vergangenen Jahres mehr als 5.000 € betrifft.
Quartalsweise: Betrug die Lohnsteuer zwischen 1.080 € und 5.000 €, müssen Sie alle drei Monate eine Lohnsteueranmeldung vornehmen.
Jährlich: Bei einer Lohnsteuer, die im Vorjahr weniger als 1.080 € betrug, reicht einmal jährlich aus.
Führen Sie die Lohnsteuer Ihres Mitarbeiters verspätet ab, zum Beispiel weil dieser Ihnen seine Lohnsteuer-ID zu spät übermittelt hat, dann sind Sie zur Zahlung eines Säumniszuschlags von 1 % des Steuerbetrags verpflichtet.
[mehr zur Lohnsteuer]

Kirchensteuer

Jeder, der einer Kirche oder Glaubensgemeinschaft angehört, muss Kirchensteuer zahlen. Die Kirchensteuer ist direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und erhöht sich demnach auch, wenn sich die Lohnsteuer erhöht. Die Kirchensteuer wird direkt bei der Gehaltsabrechnung verrechnet. Der Arbeitgeber übermittelt die Kirchensteuer dann direkt an das Finanzamt, welches das Geld dann an die zuständigen Religionsgemeinschaften weiterleitet. Die Höhe der Kirchensteuer liegt in Bayern und Baden-Württemberg bei 8 %, in allen anderen Bundesländern bei 9 %.

Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag, auch „Soli“ genannt, wurde eingeführt, um die zusätzlichen Kosten zu decken, die aufgrund der Deutschen Einheit entstanden sind. Der Solidaritätszuschlag beträgt grundsätzlich 5,5 % auf die Lohnsteuer, fällt aufgrund von Freigrenzen aber nicht bei allen Arbeitnehmern an.

Gehaltsabrechnung

Wie eine Gehaltsabrechnung aufgebaut sein muss, ist gesetzlich vorgeschrieben.
Der Aufbau und Inhalt sind z. B. hier beschrieben.

Sonstiges

• Arbeits- und Gesundheitsschutz: Der Arbeitgeber hat die Pflicht, anhand einer Gefährdungsbeurteilung entsprechende Schutzmaßnahmen für seine Mitarbeiter zu ergreifen. Des Weiteren muss er nach der Arbeitsstättenverordnung für einen sicheren Arbeitsplatz sorgen. Das ist im IT-Sektor in der Regel ohne Mehraufwand gegeben, kann aber relevant werden, wenn die Arbeitsbedingungen z. B. Burn-out oder andere mögliche Krankheiten für ITler begünstigen.

• Datenschutz: Grundsätzlich erlaubt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dem Arbeitgeber nur die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, die zum Zwecke der Aufnahme, Beendigung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses vonnöten sind (§ 32 Absatz 1 Satz 1 BDSG)

• Krankheitsfall: Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, den vollen Lohn in den ersten 6 Wochen der Krankheit zu bezahlen, wenn das Arbeitsverhältnis länger als 4 Wochen besteht.

• Mutterschutz und Elternzeit: Werdende Mütter werden vom Gesetzgeber durch verschiedene Vorgaben geschützt. Sie dürfen 6 Wochen vor und 8–12 Wochen nach der erwarteten Geburt nicht arbeiten. Außerdem besteht ab dem 4. Monat der Schwangerschaft bis 4 Monate nach der Entbindung ein Kündigungsschutz der Arbeitnehmerin. Während der schutzpflichtigen Zeit bekommt die Arbeitnehmerin ein Mutterschaftsgeld. [mehr dazu]

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

Form

Jede Kündigung muss gemäß § 623 BGB in Schriftform erfolgen. Die Kündigung muss vom Aussteller eigenhändig unterschrieben werden. Aussteller ist entweder der Arbeitgeber selbst oder sein Vertretungsberechtigter, wie der Personalleiter. Unwirksam sind dagegen Kündigungen, die per Fax oder E-Mail ergehen.

Weitere Punkte, die es zu beachten gilt:

• Es muss sichergestellt werden, dass die Kündigung beim Arbeitnehmer ankommt.
• Als Arbeitgeber besteht die Verpflichtung, den Gekündigten über seine Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit zu informieren.
• Ein Kündigungsgrund muss nicht angegeben werden, muss aber in bestimmten Fällen vorliegen und bei einer Klage dargelegt werden.
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Kündigungsfrist für Arbeitgeber

Im Arbeitsvertrag können spezielle Kündigungsfristen festgelegt werden. Diese Regeln gelten sowohl für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte als auch für Minijobber. Hierbei ist zu beachten, dass die Kündigungsfrist bei Kündigung durch den Arbeitnehmer, nicht länger sein als die des Arbeitgebers. Außerdem dürfen vereinbarte Kündigungsfristen die gesetzlichen Kündigungsfristen nicht unterschreiten.

Falls im Vertrag keine gesonderten Regeln festgehalten werden, gelten folgende gesetzliche Vorgaben:

• Ist eine Probezeit vereinbart, gilt für den Arbeitgeber eine Kündigungsfrist von 14 Tagen, wobei die Probezeit maximal sechs Monate betragen darf. Die Kündigungsfrist durch Arbeitgeber beginnt 14 Tage nach Zugang der Kündigung beim Arbeitnehmer.

• Außerhalb der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist für Arbeitgeber vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Das gilt, wenn der Arbeitnehmer weniger als zwei Jahre im Betrieb war.

• War der Arbeitnehmer länger als zwei Jahre im Betrieb, beträgt die Kündigungsfrist je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit zwischen zwei und sieben Monaten. Das gilt jedoch nur für den Arbeitgeber, nicht wenn die Kündigung durch den Arbeitgeber erfolgt.

Befristete Arbeitsverträge

Das Gesetz für Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge sieht eine Befristung des Arbeitsvertrags von bis zu 2 Jahren als zulässig an. Das gilt allerdings nur, wenn Arbeitsverhältnis zwischen den Vertragsparteien bestanden hat.

Wenn ein Arbeitsvertrag länger als 2 Jahre befristet sein soll, dann muss die Befristung durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt werden. Als sachliche Begründung gelten:

• Einstellung als Vertretung – beispielsweise bei Krankheit oder Schwangerschaft

• Während eines zeitlich begrenzten Projekts, das zusätzliche Arbeitskraft erfordert

• Vertrag auf Probe (maximal 6 Monate)

• Es handelt sich um die erste Beschäftigung nach einer Ausbildung oder einem Studium
  
  

Das Anstellen von befristeten Arbeitskräften kann dann Sinn ergeben, wenn nicht sichergestellt ist, ob der Bedarf oder die Mittel dauerhaft gegeben sind.

Andererseits kann für beide Beteiligten ein unbefristeter Vertrag vorteilhaft sein, da längerfristig geplant werden kann und im besten Fall gutes Personal gebunden wird.
[mehr zu Kündigungen]

Fazit

Der Schritt vom Freelancer zum Arbeitgeber kann aufwendiger erscheinen, als er ist. Wie bei vielen Dingen klären sich viele Fragen, wenn man dabei ist, die ersten Schritte zu gehen. Fest steht, dass Mitarbeiter nicht nur das Potenzial zum Wachstum erhöhen, sondern auch einen soliden Schutz vor der Einstufung als scheinselbständig oder arbeitnehmerähnlich selbständig bieten.