Von Denniver Reining und David Sieben

Welche Lösung ist für Unternehmen kosteneffizienter – der flexible IT-Freelancer oder der festangestellte Mitarbeiter?
Diese Frage stellt sich in vielen Firmen – und hat angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage an Brisanz gewonnen. Denn obwohl die konjunkturelle Eintrübung die Nachfrage nach IT-Personal gebremst hat, bleibt der strukturelle Fachkräftemangel bestehen.

Aktuell fehlen in der deutschen Wirtschaft rund 109.000 IT-Fachkräfte – weniger als die 149.000 vor zwei Jahren, doch 85 Prozent der Unternehmen beklagen weiterhin einen Mangel. Freie IT-Stellen bleiben im Schnitt nach wie vor 7,7 Monate unbesetzt, und 79 Prozent der Firmen rechnen damit, dass sich die Situation künftig sogar verschärfen wird. In dieser Lage setzen viele Unternehmen auf externe Spezialisten: Bereits 80 Prozent der deutschen Firmen haben externe IT-Fachkräfte eingesetzt, und immer mehr Unternehmen greifen erstmals auf IT-Freelancer zurück. Trotz durchschnittlicher Stundensätze von rund 100 € kann ihr Einsatz ökonomisch vorteilhaft sein, wenn man alle relevanten Kosten berücksichtigt.

Projektbesetzung als Kostenfrage

Ein Unternehmen benötigt für ein einjähriges IT-Projekt dringend einen erfahrenen Softwareentwickler. Intern steht keine geeignete freie Kapazität zur Verfügung. Zwei Optionen stehen zur Wahl: einen neuen Mitarbeiter einstellen oder einen Freelancer beauftragen. Auf den ersten Blick scheint die Festanstellung günstiger, da Freelancer höhere Stundensätze verlangen. Doch der Schein trügt – erst die genaue Betrachtung aller direkten und indirekten Kosten zeigt, welche Lösung tatsächlich wirtschaftlicher ist.

Kostenvergleich: Freelancer vs. Festangestellte

Ein bloßer Vergleich von Bruttogehalt und Stundensatz greift zu kurz. Entscheidend sind die tatsächlichen Gesamtkosten pro produktiv geleisteter Arbeitsstunde. Mehrere Faktoren spielen hier eine Rolle:

• Bruttogehalt vs. Honorar: Ein erfahrener Softwareentwickler verdient im Median etwa 67.500 € brutto jährlich (ca. 5.627 € monatlich). Dem gegenüber steht ein Freelancer-Stundensatz von durchschnittlich 100 €. Rechnet man das Jahresgehalt auf 2.080 Stunden herunter, ergibt sich ein scheinbar günstiger Stundensatz von 32 € – doch diese Rechnung ignoriert Nebenkosten und unproduktive Zeiten.
  
  

• Lohnnebenkosten: Auf das Bruttogehalt kommen etwa 21 % Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung hinzu. Ein Entwickler mit 67.500 € Jahresgehalt verursacht also tatsächlich rund 81.700 € Gehaltskosten im Jahr.
  
  

• Bezahlte Ausfallzeiten: Urlaub, Krankheit und Feiertage summieren sich auf über 15 % bezahlte, aber nicht produktive Arbeitszeit. Freelancer hingegen werden nur für geleistete Stunden bezahlt und tragen ihr Ausfallrisiko selbst.
  
  

• Produktivität: Während der Anwesenheit sind Mitarbeiter nicht durchgängig produktiv. Eine britische Studie hat berechnet, dass Angestellte im Büro durchschnittlich weniger als 3 produktive Stunden täglich erreichen. Selbst bei einer großzügigen Annahme von 5 Stunden produktiver Arbeit pro Tag ergibt sich eine erhebliche Lücke zwischen bezahlter und tatsächlich geleisteter Arbeit. Freelancer arbeiten meist projektbezogen, fokussierter und verrechnen nur effektiv produktive Zeit.
  
  

• Infrastruktur- und Gerätekosten: Festangestellte benötigen Arbeitsplatz, Technik und Software, was leicht mehrere tausend Euro jährlich pro Kopf kostet. Freelancer nutzen meist eigene Ausstattung – ein weiterer Kostenvorteil.
  
  

• Weiterbildung und Personalentwicklung: Unternehmen investieren regelmäßig in die Weiterbildung ihrer Angestellten – sowohl Kursgebühren als auch Ausfallzeiten während der Trainings schlagen zu Buche. Freelancer halten ihr Wissen eigenverantwortlich aktuell und bringen frisches Know-how ins Projekt, ohne Zusatzkosten für den Auftraggeber.
  
  

All diese Faktoren treiben die Gesamtkosten einer Festanstellung erheblich in die Höhe. Zwei Rechenbeispiele verdeutlichen dies.

Beispiel: Entwicklung

Ein Unternehmen plant ein IT-Projekt über 12 Monate. Ein interner Entwickler mit 67.500 € Jahresbrutto verursacht zusammen mit Sozialabgaben, Ausstattung und Weiterbildung rund 89.500 € Arbeitgeberkosten im ersten Jahr. Aufgrund von Urlaub, Krankheit und unproduktiver Zeit wird mit etwa 1.000 produktiven Stunden gerechnet. Effektive Kosten pro Produktivstunde: etwa 89,50 €.

Ein Freelancer mit 100 € Stundensatz käme auf 100.000 € für dieselbe Menge produktiver Stunden. Schon an dieser Stelle ist der Kostenabstand übersichtlich. Rechnet man dann noch die Kosten für die lange Stellenbesetzung und etwaige Vermittlungsprovisionen ein, steigen die tatsächlichen Kosten für die Festanstellung schnell über 107.000 €. Der Freelancer wird damit letztlich günstiger – bei sofortiger Verfügbarkeit.

Beispiel: Softwaremigration

Ein Unternehmen plant die Einführung einer neuen Softwarelösung. Veranschlagt sind 800 Projektstunden. Interne Mitarbeiter müssten zunächst geschult werden (Kosten inkl. sinkender Produktivität etwa 23.000 €) und für die Implementierung mindestens die 800 Stunden aufwenden. Wahrscheinlich sind erhebliche Verzögerungen durch die fehlende Erfahrung.
Bei internen Effektivkosten von rund 90 € pro Stunde summieren sich diese Kosten insgesamt auf etwa 95.000 €, inklusive Schulungen, Umsetzung und erhöhtem Fehlerrisiko.

Für spezialisierte Freelancer mit einem Stundensatz von 100 € kosten für 800 Stunden etwa 80.000 €, liefern darüber hinaus dank ihrer Erfahrung schnellere Ergebnisse, reduzieren Fehler und können parallel die Mitarbeiter schulen.

Weitere Vorteile durch Freelancer-Einsatz

Neben den direkten Kosten bieten Freelancer zusätzliche Vorteile:

• Onboarding: Bei neuen Mitarbeitern geht man davon aus, dass es etwa 3 Monate dauert, bis diese vollständig produktiv sind. Freelancer sind meist sehr viel schneller einsatzbereit. Ihre Einarbeitungszeit ist gering, da sie hochqualifiziert und projekterfahren sind.
  
  

• Flexibilität und geringeres Fixkostenrisiko: Freelancer lassen sich je nach Bedarf buchen. Bei Auftragsschwankungen können sie schnell ab- oder aufgestockt werden, ohne langfristige Verpflichtungen.
  
  

• Entlastung der Stammbelegschaft: Durch Unterstützung in arbeitsintensiven Phasen sinkt die Überlastung der internen Teams – Krankheitstage und Fehlerquoten werden reduziert.
  
  

• Spezialwissen und neueste Expertise: Freelancer bringen aktuelles Fachwissen aus verschiedenen Projekten und Branchen ein und sorgen so für Innovationsimpulse.
  
  

• Fehlbesetzungsrisiko ist gering: Passt ein Freelancer nicht ins Team, kann der Vertrag unkompliziert beendet werden. Unternehmen bleiben so personell agil.

Fazit: Freelancer überzeugen im Kostenduell

Unter Berücksichtigung aller Faktoren zeigt sich: IT-Freelancer sind in vielen Fällen die wirtschaftlichere Wahl. Trotz höherer Stundensätze entfallen Kosten für Sozialabgaben, bezahlte Auszeiten, Infrastruktur und langwierige Rekrutierungen. Jeder investierte Euro fließt direkt in produktive Arbeit.

Für kurzfristige Projekte, Spezialaufgaben und die Überbrückung von Engpässen bieten Freelancer deutliche Vorteile. Festangestellte hingegen bleiben bei kontinuierlichem Bedarf und strategischen Kernaufgaben unverzichtbar. Unternehmen sollten daher situationsabhängig abwägen – doch die Faktenlage spricht oft klar für den Einsatz externer Spezialisten.