Von Denniver Reining und David Sieben

Festangestellte und Freelancer arbeiten im Idealfall Hand in Hand in Projekten. Während ein neuer Mitarbeiter üblicherweise Monate Zeit hat, in ein neues Team hineinzuwachsen, erwartet man von einem Freelancer Integrationsfähigkeit und Produktivität in möglichst kurzer Zeit.

Es gibt einige Dinge, die man als Auftraggeber tun kann, um sicherzustellen, dass diese Erwartung nicht enttäuscht wird.

Richtiges Onboarding statt „Kaltstart“

Ein gelungener Start legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Ein gutes Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag.

Mitarbeiter einbinden

• Idealerweise wird das bestehende Team bereits an den Überlegungen beteiligt, Freelancer ins Team zu holen. Spätestens aber, wenn der Auftrag steht, sollten alle Teammitglieder informiert werden.

Erfahrungsgemäß stehen nicht immer alle Mitarbeitenden dem Einsatz eines Freelancers vorbehaltlos gegenüber. IT-Freelancer haben den Ruf, Experten auf ihrem Gebiet zu sein. Dies kann bei Angestellten, die dieses Fachgebiet im Unternehmen betreuen, zu Unsicherheiten führen. Auch deshalb ist es wichtig, gegenüber den Teammitgliedern frühzeitig den Grund für die Beauftragung und die genauen Aufgaben des Freelancers zu vermitteln und mögliche Bedenken zu zerstreuen.

Zugänge und Ressourcen

Jeder langjährige Freelancer kann von Projekten berichten, bei denen er in den ersten Wochen eines Projekteinsatzes unfreiwillig unproduktiv war, weil wichtige Zugänge oder Berechtigungen fehlten.
Je größer ein Unternehmen, desto länger dauern in der Regel die diesbezüglichen Prozesse. Dies gilt insbesondere, wenn mehrere Abteilungen oder Teams beteiligt sind oder etwa der Zugriff auf Systeme von Kunden des Auftraggebers nötig ist.

• Eine gute Praxis ist es, im Vorfeld eines Freelancer-Einsatzes ein erfahrenes Teammitglied zu beauftragen, aufzulisten, welche Zugänge, Tools, Ressourcen und Berechtigungen der Freelancer benötigt.
  
  

• Die entsprechenden Prozesse sollten dann unmittelbar angestoßen werden, damit dem produktiven Start von Anfang an nichts im Weg steht.
  
  

Tipp: Wenn zu diesem Zeitpunkt der Name des beauftragten Freelancers möglicherweise noch nicht bekannt ist, muss das kein Hindernis sein.

Es ist aus rechtlicher Hinsicht sogar ein Vorteil, wenn der Freelancer keine wie üblich namentlich benannten Zugangsdaten bekommt, sondern dafür generische Bezeichnungen verwendet werden. Sofern ansonsten die üblichen Prozesse befolgt werden und ein solcher generischer Account nur von einer Person benutzt wird, spricht auch sicherheitstechnisch nichts dagegen.

Ansprechpartner

Freelancer sind gewohnt, sich zügig in neue Umgebungen einzuarbeiten. Aber jedes Unternehmen hat eigene Prozesse, spezielle technische Implementierungen oder andere gewachsene Besonderheiten.
Damit der Freelancer möglichst schnell produktiv sein kann, ist ein fester, erfahrener Ansprechpartner essenziell.

• Der Ansprechpartner sollte eine Person sein, die schon länger im Unternehmen ist und sich sowohl in den Unternehmensprozessen, als auch in der technischen Umgebung, in der der Freelancer tätig sein soll, sehr gut auskennt.
  
  

• Bedenken Sie, dass dies besonders in den ersten Tagen freie Kapazitäten bei diesem Mitarbeiter erfordert.
  
  

• Je besser und unmittelbarer die Unterstützung, die ein externer Experte in den ersten Tagen und Wochen erhält, desto schneller wird er diese kaum mehr benötigen.
  
  

• Das persönliche Onboarding sollte in Form eines Kick-off-Meetings erfolgen, in dem sich alle Beteiligten persönlich kennenlernen und das Vorgehen besprechen.

Tipp: Ein kurzes, aber gutes Onboarding-"Cheat-Sheet" kann ebenfalls sehr wertvolle Dienste leisten. Darin werden die wichtigsten Fakten festgehalten: z. B. unternehmensspezifische Begriffe oder Tools, die man nicht als allgemein bekannt voraussetzen kann, wichtige Ansprechpartner mit Telefonnummern, Orte, wo Dokumentationen zu finden sind etc.

Ziele, Rolle und Erwartungen

Offene Kommunikation ist besonders hilfreich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancern. Was heißt das konkret?

• Projektziel und Kontext vermitteln: Dem Freelancer sollte das große Ganze erklärt werden. Verschweigen Sie auch Probleme nicht. Ein Freelancer, der den Kontext kennt, kann bessere Entscheidungen treffen.
  
  

• Rollen sauber abgrenzen: Die Verantwortlichkeiten und die Erwartungen an den Freelancer sollten klar definiert und kommuniziert werden, ebenso, was im Aufgabenbereich des internen Teams bleibt.
  
  

• Arbeitsweise abstimmen: Je nach Aufgabe kann es sinnvoll sein, das konkrete Vorgehen des Freelancers abzusprechen. Dabei gilt: Leitplanken abstecken, aber genug Freiraum lassen, damit der Profi seine Expertise entfalten kann.

Kommunikation ist King

Ein Freelancer arbeitet zwar selbständig, aber weder er noch Sie sollten im Informationsvakuum schweben. Regelmäßige Kommunikation hält alle Beteiligten auf dem Laufenden. Die Devise lautet: kommunizieren, aber gezielt.

• Stand-ups und Check-ins: Kurze Status-Updates in regelmäßigen Abständen helfen, den Fortschritt zu verfolgen.
  
  

• Offene Feedback-Kultur: Sowohl der Freelancer als auch das Team sollten ermutigt werden, regelmäßig Feedback zu geben.
  
  

• Vermeidung von Meeting-Overkill: Meetings sollten sparsam und gezielt eingesetzt werden. Für vieles reichen asynchrone Updates via Chat oder E-Mail.
  
  

Wichtig: Vermeiden Sie, Freelancer einfachheitshalber zu allen bestehenden Team-Meetings einzuladen. Nicht nur aus Gründen der Produktivität. Um den Anschein einer Eingliederung in das Unternehmen – und damit das Risiko der Scheinselbständigkeit – zu vermeiden, ist es besser, Freelancer nur gezielt zu wichtigen Meetings einzuladen oder eigene Meetings zu planen.

Teil des Teams, aber unabhängig

Ein Freelancer soll sich fachlich und menschlich gut im Team aufgehoben fühlen – jedoch ohne die Rolle eines festen Mitarbeitenden anzunehmen.
Was heißt das für die Praxis? Der Freelancer sollte gerade so weit integriert werden, wie es für die Arbeit nötig und sinnvoll ist:

• Keine detaillierten Weisungen im Tagesgeschäft: Dem Freelancer sollte nicht im Detail vorgeschrieben werden, wie er seine Leistung erbringt. Der Fokus sollte auf Ergebnissen liegen, statt auf Mikromanagement.
  
  

• Team-Events und interne Prozesse: Einladungen zu Team-Events oder tiefgreifende Einbindung in interne Abläufe sollten vermieden werden.
  
  

• Eigenes Equipment und Arbeitsort: Remote-Arbeit oder die Nutzung eigener Geräte kann die Unabhängigkeit unterstreichen.
  
  

• Sichtbare Kennzeichnung als Externer: In Kommunikationsplattformen und E-Mail-Systemen sollte der Freelancer klar als Externer gekennzeichnet sein (z. B. durch einen Zusatz „extern" im Profilnamen). So bleibt die Außenwirkung eindeutig.
  
  

Es sollte eine Partnerschaft auf Zeit entstehen – statt einer Festanstellung durch die Hintertür. Beide Seiten profitieren, wenn klare Regelungen gewahrt bleiben.

Dokumentation und Wissenstransfer

Freelancer verfügen in aller Regel über ein ausgeprägtes Fachwissen. Dieses kann nicht nur zur Bearbeitung der eigenen Aufgaben eingesetzt, sondern auch aktiv genutzt werden, um interne Mitarbeitende weiterzubilden.

Darüber hinaus ist es essenziell, dass Arbeitsergebnisse nachvollziehbar und praxisnah dokumentiert werden. Die Erfahrung zeigt: Das 'Wie' und 'Wo' der Dokumentation sind dabei ebenso entscheidend wie das 'Was'. Wie genau man dabei vorgeht, hängt stark von der jeweiligen Aufgabe, der technischen Umgebung und der Unternehmensstruktur ab.

Da dieses Thema entscheidend für den nachhaltigen Erfolg des Freelancer-Einsatzes sein kann, widmen wir ihm einen eigenen Artikel.

Fazit: Expertise nutzen, Projekt voranbringen

Mit strukturiertem Onboarding, klarer Kommunikation und dem Bewusstsein für die besondere Rolle des Freelancers gelingt die Zusammenarbeit in den allermeisten Fällen reibungslos.

Freelancer bringen frische Ideen, spezielles Know-how und Flexibilität – Eigenschaften, die jedes Team bereichern können. Sie sollten wie wertvolle Partner behandelt werden und nicht bloß als Lückenfüller.

Am Ende zählen Ergebnisse und Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Wenn alle Beteiligten offen und zielorientiert miteinander umgehen, können externe Spezialisten entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen.